O relatório de alta que já nasce no teu modelo

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A cena

Sexta-feira, 19:05. O tutor da Mica —uma gata de um ano e pouco, esterilizada esta manhã— espera de pé do outro lado do balcão com a transportadora no chão.

O texto já está. O Hugo passou-o à Sara a partir do assistente, feito: os seis pontos, a tabela da medicação, os sinais de alarme em cima. É bom. Não é preciso tocar numa vírgula.

O que não está é o documento. A Sara copia, abre o modelo da clínica —o que a Laura fez há dois anos, com o logótipo, a morada e o horário no rodapé—, cola, e a tabela desorganiza-se. Reorganiza. Verifica que o rodapé não foi para a segunda página. Imprime. Quatro minutos com alguém a olhá-la.

É a terceira de hoje. A das onze foi maquetada pela Marta à sua maneira, no seu modelo, e ficou bem. A do meio-dia saiu em folha branca porque o Hugo tinha a consulta cheia e não teve tempo. Três relatórios de alta, três documentos diferentes.

E na segunda-feira, quando voltarem a abrir, a tutora da do meio-dia vai entrar com a folha na mão a perguntar se aquilo é daqui. A dúvida vai durar-lhe todo o fim de semana, porque aqui não há ninguém até segunda-feira.

O Roble subiu para o tabuleiro da impressora, que é onde está quentinho.

O impulso

A Sara apresenta-o no relatório de segunda-feira, e apresenta-o na íntegra, que é o seu feitio.

—Duas coisas. Uma: fizemos isto para dar um melhor serviço e evitar chamadas, mas está a custar-me mais maquetá-lo com o cliente à frente. E duas, que é a que me importa —diz, e põe os três relatórios de alta de sexta-feira em fila sobre a mesa—: não me parece bem que cada relatório saia de uma maneira.

A Marta olha para eles sem lhes tocar.

—O documento é com o que os acompanhamos em casa —diz—. E neste momento um dos três não diz de onde vem.

—O do Hugo está melhor escrito que o meu, mas vai sem identificar a clínica —responde a Sara.

—Lamento, tinha dois pacientes à espera... desculpa-se o Hugo.

—Que raiva me dá - comenta a Marta.

O Diego, com a sua prudência, e sem levantar a vista:

—O texto já sai bem. O que é preciso mover não é o texto.

A Sara demora um segundo.

—Então, o quê?

—Estive a ver que podemos usar a IA nos documentos, acho que poderíamos fazê-lo a partir daí.

A tarefa de cada dia

Até agora o caminho era sempre o mesmo: pedir o relatório de alta ao assistente com o relatório do sistema de gestão, copiar o texto ou descarregar um documento editável, abrir o modelo ou remaquetar, colar, arranjar. Trazer o texto para o documento.

O Diego explica à Sara o que viu e eles experimentam ao contrário. Abren um relatório com o modelo da clínica, fazem uma cópia, e pedem o relatório de alta lá dentro, nesse documento, usando o assistente que já tinham criado.

Cola as notas da Mica —OVH programada, sem intercorrências, ferida na linha média, três pontos, analgésico oral três dias…— e uma única frase: substitui o relatório por este caso.

E em poucos segundos, a IA propôs-lhes como modificar o documento sem que o logótipo, o cabeçalho ou a maquetagem tivessem mudado.

O desbloqueio

O cabeçalho e o rodapé não são corpo do documento. Estão noutra camada. Por isso a IA não lhes toca.

Parece um detalhe técnico e é exatamente o contrário: é a distribuição completa. O que muda todos os dias —o paciente, a pauta, o que é preciso vigiar— escreve-o o assistente. O que não deve mudar nunca —o teu logótipo, a tua rua, o teu telefone, o teu horário— está onde não chega. Não porque lho tenhas proibido: porque não é o seu lugar.

E daí sai o resto. Se o molde já está à frente —um relatório de alta a sério, completo, dentro do modelo—, não é preciso descrevê-lo: copia o que vê. Os títulos, a caixa dos sinais de alarme, as quatro colunas da tabela, a linha da assinatura. Acabou-se o recolocar tabelas.

Onze semanas para chegar aqui, e o salto é este: deixas de lhe pedir um documento e pedes-lhe que escreva dentro do teu. O assistente já o tinhas. O que moveste foi onde trabalha.

A Gema, em ação

O assistente de relatórios de alta já estava montado desde a semana passada, embora não o tenhamos contado: uma Gema com o molde dentro, como a que o Diego fez na pílula 1.5 e que já explicámos. A nova criaram-na com instruções muito semelhantes às do prompt da semana passada, e a única coisa que lhe adicionaram foi um novo bloco de instruções —o que fazer quando trabalha dentro de um documento— e deram-lhe o modelo como ficheiro de referência.

Isto é o que devolveu com as notas da Mica, tal e qual:

09:52

O que fez bem

Copiou o molde sem que lho explicassem. Os seis pontos com os seus títulos, a caixa ciano de LIGA-NOS JÁ SE…, a tabela de quatro colunas com os nomes intactos, a linha de assinatura do final. Nada disso estava no prompt: estava no documento.

E não inventou uma única data. Cinco espaços, todos onde devia:

Data: [PENDENTE: data] Remoção de pontos em 10 dias. Esperamos-te a [PENDENTE: data] às [PENDENTE: hora] h. Atendeu-te: [PENDENTE: nome] · Nº de cédula profissional: [PENDENTE: número]

Colocou cada coisa no seu ponto. A coleira e o repouso foram para o que não pode fazer, redigidos a partir do animal:

· Tirar a coleira ou o body. Deve usá-lo até que lhe retiremos os pontos, 10 dias. · Fazer saltos altos. Necessita de repouso relativo durante 48 h.

E a coluna que não se aplicava —a comida mole não se toma «com ou sem comida»— deixou-a com um traço em vez de a preencher com qualquer coisa. Isso é uma regra do assistente a funcionar.

E o ajuste, que a Gema não faz

«OVH programada» ficou tal e qual. E aqui está o bom desta pílula. No assistente pedimos-lhe que respeitasse as palavras clínicas, porque da vez anterior tinha convertido uma otite numa «infeção», que não é o mesmo. Pusemos-lhe a regra. E com a regra posta fez o contrário: não a mudou… mas também não a explicou. A tutora da Mica leva para casa um documento que diz OVH programada e não sabe o que é.

Cada regra que pões para tapar uma falha abre outra pelo lado contrário. Por isso o último passo é sempre teu.

Arranja-se em dois sítios. No documento de hoje, escrevendo «a esterilização (uma OVH)». E no assistente, para amanhã: respeita a minha palavra clínica e explica-a ao lado, entre parênteses. Sempre as duas coisas.

O ponto 3 ficou numa linha. «É possível que esteja sonolenta hoje». Correto, e pobre. Falta o que realmente evita a chamada do fim de semana, quando aqui não há ninguém: que vai comer menos, que a ferida pode parecer algo inchada nos primeiros dias, que o ânimo volta pouco a pouco. Isso não estava nas notas do programa, por isso não podia estar no relatório de alta. Está em ter visto duzentas esterilizações.

E repetiu-se: a comida mole saía na tabela e outra vez na nota de baixo. Um apagamento de três segundos.

Três retoques, dois minutos que o veterinário pode empregar —com o tutor à frente, e sem recolocar uma única tabela—. Depois, guardar a cópia como Relatório de Alta Mica e imprimir.

O que já trazes

Aqui fecha-se a primeira fase, e vale a pena olhar para trás um momento, porque isto já não são onze truques soltos:

• Da 1.1 trazes o [pendente]. Começou por ser uma mania ao ditar. Hoje é uma regra dentro de um assistente, e hoje cumpriu-a cinco vezes sem que ninguém lho recordasse.
• Da 1.3 trazes o idioma; da 1.10, a ordem. Dizer o mesmo de outra forma, e decidir o que vai antes.
• Da 1.5 trazes o assistente. Lá guardaste uma forma de escrever. Hoje trabalha dentro dos teus documentos.
• Da 1.10 trazes o molde. E hoje deixa de ser um texto que alguém cola: é o documento da tua clínica, com o molde dentro.

Repara no movimento destas duas últimas semanas, porque é o que realmente se nota: a 1.10 tirou-vos as chamadas e deu-vos o trabalho de maquetar. A 1.11 tira-vos o de maquetar sem vos devolver as chamadas. Cada vez que resolves algo, a fricção muda-se para outro sítio. Vê-la mudar-se é metade do ofício.

E o que fica montado não é um truque: é que o relatório de alta saia igual esteja quem estiver de turno. Isso já não depende da memória de ninguém nem do quão cheia esteja a consulta às sete.

Até aqui chega o que se pode fazer com o que já tinhas. O seguinte —que isto se dispare sozinho quando alguém preenche um relatório— existe e funciona, e não depende de saber mais. Depende de outra coisa, e disso falamos na Fase 3.

Faz tu em 4 passos

1. Prepara o documento da tua clínica. Um documento com o teu cabeçalho e o teu rodapé —logótipo, morada, telefone, horário— e dentro um relatório de alta real completo, já corrigido, o que tu gostas. Não ponhas espaços nem parênteses retos: um exemplo completo ensina-lhe o nível; um espaço só lhe ensina a posição. Carrega-o para o Drive e converte-o para Documento Google (Ficheiro → Guardar como Documento Google): se ficar em Word, isto não funciona.
2. Ensina-o a trabalhar dentro de um documento. Se já tens o teu assistente de relatórios de alta da semana passada, não o refaças: adiciona-lhe o bloco SAÍDA de baixo e a regra dos parênteses. Se não o tens, monta a Gema inteira com estas instruções. Nos dois casos: adiciona-lhe o teu modelo como ficheiro de conhecimento a partir do Drive —se algum dia o mudares, o assistente usa o novo sem que lhe toques—, marca desativar citações de conhecimento e deixa-o sem nenhuma ferramenta predefinida.
3. Trabalha sempre sobre uma cópia. Abre o modelo, Ficheiro → Fazer uma cópia, e pede-lhe o relatório de alta lá dentro, escolhendo a tua Gema no painel do Gemini do documento. Colas-lhe as notas do programa e uma única frase: «substitui o relatório por este caso». O cabeçalho não se toca.
4. E o teu, que não se delega. Preenche os [PENDENTE]. Traduz o que tenha ficado em jargão. Adiciona o que falta porque não estava nas tuas notas —e aponta-o também aí, para a próxima—. Apaga o repetido. Guarda a cópia com o nome do paciente e assina.

Dica de colega: põe na cópia o nome do paciente e o número de processo antes de começares a editar. Parece uma tolice até ao dia em que tens quatro separadores abertos com «Cópia de modelo» e não sabes qual é o da gata.

O prompt · copia-o

Isto vai nas instruções da Gema, uma vez, e não se volta a tocar. Em ferramentas predefinidas, nenhuma.

Rediges relatórios de alta para o TUTOR do animal, não para veterinários.
Recebes notas de um programa de gestão clínica e devolves o relatório.

ESTRUTURA — sempre estes seis apartados, com estes títulos exatos, em maiúsculas e nesta ordem:
1 O QUE LHE FIZEMOS HOJE
2 LIGA-NOS JÁ SE...
3 COMO VAI ESTAR NESTES DIAS
4 O QUE LHE DOU, QUANTO E QUANDO
5 O QUE NÃO PODE FAZER
6 PRÓXIMA CONSULTA

O apartado 4 vai em tabela de quatro colunas: Medicamento / Para que serve / Quando / Com ou sem comida. Não mudes os nomes das colunas. Se uma coluna não se aplica a esse caso, escreve "—": não a preenchas com outra coisa.
O 5 é o que O ANIMAL não pode fazer. O que o tutor não deve fazer vai no 4.

NÃO INVENTES
- Escreve apenas o que estiver nas minhas notas.
- O que faltar, marca-o assim: [PENDENTE: o que falta]. Aplica sempre a nome comercial, dose, frequência, com ou sem comida, para que serve um medicamento, e a qualquer data, hora ou nome. Marca-o mesmo que o resto da linha esteja completo.
- Respeita a minha palavra clínica e explica-a ao lado, entre parênteses, em linguagem normal. Sempre as duas coisas: nunca só a palavra técnica, nunca só a explicação. "Otite" não é "infeção". "Sem intercorrências" não é "correu muito bem".
- Não contes como se portou o animal nem como correu bem.
- Cada instrução num só apartado. Não repitas nada.

COMO ESCREVER
Trata por tu. Frases curtas. Português de Portugal. Que caiba numa face.

SAÍDA
Se trabalhas dentro de um documento, substitui o relatório que já exista e respeita o seu molde: mesmos títulos, mesma caixa, mesma tabela, mesma linha de assinatura. Não toques no cabeçalho nem no rodapé.
Se trabalhas no chat, responde em texto: não geres ficheiros, não uses Canvas, não escrevas código.
Nos dois casos, começa no apartado 1 e termina no 6. Sem saudações, sem "aqui tens" e sem me explicares o que fizeste.

Se não tens conta paga

É preciso dizê-lo claramente, porque é a primeira vez nesta fase que acontece: usar a tua Gema dentro do documento requer conta paga. Criar a Gema e usá-la no chat, não; metê-la a trabalhar dentro de um Documento Google, sim.

A rota gratuita continua a funcionar e dá o mesmo documento:

1. Pedir o relatório de alta à tua Gema no chat de sempre.
2. Abrir a cópia do teu modelo, selecionas o corpo do relatório de alta antigo e substituis pelo novo.
3. Com o texto colado selecionado, Ctrl + \ (apagar formatação) para lhe tirar o estilo que traz e deixar o teu.

São vinte segundos mais de trabalho. O cabeçalho e o rodapé não se tocam na mesma, que é o que importa hoje.

Os documentos desta pílula

Três documentos para que não comeces do zero. Estão feitos com a clínica da história, por isso muda-lhe o logótipo, a morada e o telefone — o molde é o que importa.

Materiais desta pílula

Antes → Agora

Antes. O texto sai bem, e mesmo assim o relatório de alta custa quatro minutos: copiar, colar no modelo, recolocar a tabela, verificar que o rodapé não vai para a segunda página, imprimir — com o tutor à espera de pé. Três vezes por dia, e sempre no mesmo balcão. E quando não há tempo, sai uma folha branca que não diz de onde vem.

Agora. Cópia do modelo, colar as notas do programa, uma frase. O relatório de alta nasce com o logótipo posto, com a tabela no seu lugar e com os espaços marcados. A Sara preenche, traduz o que ficou em jargão e assina. E os da Marta, do Hugo e da Sara parecem-se finalmente entre eles — que era, das duas coisas que disse no relatório de segunda-feira, a que lhe importava.

Antes de começar

• A IA não decide nada clínico. A pauta, os dias de coleira, o que é um sinal de alarme e que palavra vai no documento decides e assinas tu. Ela põe a forma.
• Cada regra que pões abre outra porta. Pedimos-lhe que não mudasse as palavras clínicas e deixou «OVH» sem explicar. Pedir-lhe-emos que as explique e algum dia explicará em demasia. Lê-o inteiro antes de imprimir: não há instrução que substitua essa leitura.
• Um exemplo ensina mais que um espaço. O modelo leva um relatório de alta real completo dentro. Se o deixares com parênteses retos vazios, acabará por te copiar os parênteses retos.
• Trabalha sempre sobre uma cópia. Se lhe pedires o relatório de alta sobre o modelo original, ficas sem modelo.
• Em Documento Google, não em Word. Um .docx carregado para o Drive não serve: é preciso convertê-lo (Ficheiro → Guardar como Documento Google).
• Marca «desativar citações de conhecimento». Se não, o relatório de alta pode sair com notas para o ficheiro de referência. Isso não se dá a um tutor.
• Repassa os números. Doses, dias, datas, horas e o telefone. Um relatório de alta com um dado errado é pior que não ter relatório de alta.
• Dados do tutor, fora. Para redigir o relatório de alta não é preciso o seu nome, nem o seu telefone, nem a sua morada.
• Revisa as alterações uma a uma na primeira semana. Aceitar tudo de repente funciona… até ao dia em que não.
• Criar e usar a Gema no chat funciona em planos gratuitos. Usá-la dentro do documento pede conta paga. Necessita de ligação.