Fase 1 · Gana 10 minutos Que no parezca su primera vez
Píldora 1.9 · Quick win · Dale tu material y deja que la IA destile el oficio
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La escena
Miércoles, primera semana de noviembre, media mañana. Han pasado dos días desde la llamada. Sara devolvió aquella tarde la de los Serrano, les explicó lo de la analítica sin que sonara a venta, y cerró lo único que corta una comparación: una cita. Ahí está en el programa: jueves, 11:30, primera visita, cachorra, entre una revisión de Toby y una vacuna. La tiene también en la hoja de pendientes que se apunta cada mañana, para no estar entrando mil veces al ordenador.
El Roble huele al café de la cafetera vieja. Fuera ya es noviembre; dentro, el cian del rótulo de la calle Olmos manda a media mañana. Roble vigila desde la repisa, con esa oreja marcada.
Entra don Ramón con Toby, sin cita, a por las gotas de siempre. Sara le abre la ficha: cuatro datos y un aviso rojo que salta solo —«CUIDADO: puede morder al manipular la oreja»—. Alguien lo puso hace años, y bien puesto. Pero fíjate en lo que el sistema deja marcar: cinco etiquetas, siempre las mismas —«agresivo», «requiere bozal», «alérgico», «cliente moroso», «teléfono no localizable»—, avisos que valen para todos y para nadie. En ocho años, eso es lo único "especial" que el programa sabe de Toby: que muerde. Que el enfado se le pasa con una chuche no tiene casilla.
Marta pasa con el café y, sin frenar, le dice a don Ramón:
—Las gotas, ¿se las pone usted o prefiere que se las pongamos aquí?
Y a Sara, más bajo, al vuelo:
—Cuando pase, dale una chuche a Toby antes de que le mire la oreja, que si no se pone farruco. Y no me lo cites a las nueve, que viene en el bus y llega con la lengua fuera.
Y sigue hacia dentro. Sara asiente y lo va anotando, porque esas dos cosas no las sabe el programa: las sabe Marta, y las suelta así, de pasada, cuando toca. La ficha dice que Toby muerde; lo de la chuche, lo del bus, lo de que a don Ramón hay que dárselo todo por escrito porque si no llama tres veces… eso vive en la cabeza de Marta, o está —si te pones a rebuscar— suelto en alguna de las cuarenta visitas de Toby.
Y no es que el programa no pueda guardarlo. Puede. Hay dónde apuntarlo. Lo que no hay es tiempo: en plena acogida, censando a la mascota con la sala llena, nadie se para a escribir que el perro se relaja con una chuche. Y luego, acabada la consulta, tampoco se sientan a releer lo que ha pasado para pasarlo a limpio. Así que el oficio se queda donde estaba: en la memoria de quien estuvo delante.
El problema es que esa memoria no siempre está. Hugo, a veces, peca de frío —no por falta de ganas, sino porque no tiene los veinte años de Marta en la cabeza—. Y cuando en agosto viene un sustituto, se empieza de cero con todo el mundo. La chuche, el bus, la toalla de Lúa: cada vez, otra vez, a base de sustos.
Y el jueves llega Nube. Una familia nueva, que aún duda. De la que no saben absolutamente nada.
El empujón
Sara lleva días rumiándolo, y con la cita de Nube ahí delante se le junta todo: esto que Marta sabe y no está escrito es, justamente, lo que hace distinta a El Roble. No es el precio —ahí no ganan a la del paseo ni a nadie—; es que aquí, cuando entras, alguien sabe cómo se llama tu perro y con qué se le gana. Eso, o lo apuntan y lo comparten, o depende para siempre de que Marta esté de guardia.
Le da vueltas a cómo darle forma, y lo ve por dos lados. Uno mira hacia delante: montar un pequeño protocolo de acogida que la familia pueda rellenar antes de la primera visita, y que ellos luego repasen y conviertan en notas útiles. El otro mira hacia atrás: todo lo que Marta ya ha ido apuntando estos años, enterrado en los historiales, y que a lo mejor se puede rescatar.
Empieza por lo primero. Abre Gemini —lo que usan en El Roble— y le pide, a secas, una hoja de acogida para un paciente nuevo. Y lo que sale es correcto y soso: una ficha de datos, fría, la de cualquiera. Le faltan cosas, y le sobra tono de formulario. No es eso.
Y ahí se acuerda de algo que le soltó Hugo en un descanso, con el móvil en la mano: «A la máquina no le expliques lo que quieres. Dale lo que ya tienes y que se lo lea ella.» Y encaja con lo que estaba pensando: si Marta apunta tanto, en esos historiales tiene que haber oro —truquitos, manías, avisos— y, seguramente, patrones que se repiten. ¿Y si en vez de describirle la hoja, le da los historiales y deja que sea la máquina la que los lea enteros y saque de ahí qué merece preguntarse? (Eso sí: anonimizados antes —los datos del dueño fuera—, que para aprender el patrón no hacen falta.)
Y ya puestos, se le ocurren dos cosas más, aunque sabe que no son de hoy ni suyas del todo: hablar con Diego, a ver si con el proveedor del programa se pueden sacar los historiales en bloque y volcar toda esa información a las fichas de una vez; y, de paso, dejar preparado en el propio sistema un sitio para marcar estas cosas —las suyas de verdad, no las cinco etiquetas de siempre— y que salten solas, como salta lo de «muerde». Pero eso es harina de otro costal —y de otra persona—. Hoy, lo suyo: la hoja.
La tarea de cada día
No es solo Nube. Es cada paciente nuevo que entra por la puerta.
Ese saber que diferencia a El Roble tiene dos pegas: está disperso (suelto en años de historial, nunca junto) y no se comparte (vive en una cabeza). El día que a Toby lo ve Hugo, o el sustituto de agosto, o el cliente vuelve una tarde que Marta libra, se empieza de cero. Para un veterinario joven —o para recepción— tener eso delante no es un lujo: es oro, es entrar sabiendo lo que sabría el veterano.
Con un cliente nuevo, la pega se dobla. Ese saber tarda años en construirse… y justo cuando más falta hace es el primer día, cuando la familia decide si se queda contigo o se va a la del paseo. La del paseo tendrá app y pantallas; lo que no tiene es a alguien que, en la primera visita, ya haya preguntado por lo que a ti te importa.
Y seamos honestos con lo que esto hace y lo que no: en un cachorro, el grueso lo saca el veterinario explorando —ahí no hay atajo—. Esto no sustituye la visita. Le quita el censo de encima, rescata el trato que hoy se pierde, y hace que quien atienda entre sabiendo un par de cosas en vez de a ciegas.
El desbloqueo
Cuando quieras que la IA trabaje con tu criterio dentro, hay dos caminos que la gente confunde. Uno es darle ejemplos de lo que quieres para que los copie ("aquí tienes tres hojas que me gustan, hazme otra igual"). El otro —el de hoy— es al revés: darle tu material en bruto y que se lo lea y te lo destile. No le enseñas el resultado; le das la materia prima —tus historiales— y le pides que saque ella el patrón. Tres cosas lo convierten en técnica:
- Dale lo que tienes, no le expliques lo que quieres. Enumerar con palabras qué preguntar en una acogida es lento y siempre te dejas algo. Es más fácil darle dos o tres historiales de pacientes que conozcas y decir «léete esto y sácame lo que ayuda a conocerlos». El material lleva dentro lo que tú no sabrías listar.
- Se relee lo que tú no tienes tiempo de releer. Aquí está el oro. Esas cosillas —la chuche de Toby, la toalla de Lúa— no están en ninguna casilla: están sueltas entre años de visitas, y no porque el programa no pueda guardarlas, sino porque nunca hay un minuto para apuntarlas ni para volver a leerlas. La máquina se lee las cuarenta visitas, las pesca y las junta. ¿Quién se relee ocho años de un paciente? Ella, en diez segundos.
- Con varios, saca el patrón. Dale uno y te cuenta ese caso; dale tres —un perro mayor, una gata delicada, un bulldog complicado— y verás repetirse las mismas familias de cosas: la seguridad, el carácter, los trucos, cómo es el dueño. Esas familias son, tal cual, los bloques de tu hoja. No copia un ejemplo: generaliza de tus casos.
Y el límite, que es la raya roja: la IA destila lo que ya está escrito; no se inventa a tu paciente nuevo. Que a Nube le dé miedo la aspiradora lo dice la familia al rellenar la hoja —la máquina no lo adivina, y si lo hace, se lo inventa—. La alerta de seguridad y lo clínico los valida siempre el veterinario: de un «este muerde» no te fías de una casilla, lo confirmas. Y en un cachorro, lo que de verdad decide lo ve el vet explorando, no la hoja. La IA se lee lo que tú no tienes tiempo de leer y te lo deja ordenado; el recorte, el criterio y la firma los pones tú.
10:18Grabado en directo en Gemini. Primero, la hoja pedida a secas: correcta y genérica, la de cualquier clínica. Luego le damos tres historiales de pacientes de años —sacados del programa de gestión y anonimizados— y le pedimos que se los lea y saque lo que no está en ninguna casilla: aparece el análisis de lo que ha pescado (el braquicéfalo que se agobia, los oídos de Toby, la báscula metálica, la toalla de casa, los tutores que necesitan las cosas por escrito…) y con ello monta la hoja de acogida de una sola página. Al final se pasa a un documento de Word listo para editar e imprimir, y se cierra con la regla de la casa: no la uses tal cual —hazla tuya, con tus historiales— y, mejor todavía, mándasela a la familia para que la traiga rellena antes de la visita.
La hoja, en acción
Esto salió en Gemini, lo que usan en El Roble, en dos pasos. (Con la versión gratuita, y cada vez lo da un poco distinto: es un borrador para ajustar, no un veredicto.)
A secas. Le pidió, sin más, «una hoja de acogida para un paciente nuevo». Y salió lo esperable: una ficha de datos correcta y fría —nombre, DNI, teléfono, datos de la mascota, motivo, protección de datos, firma—. Útil para el censo, muda para todo lo demás. La de cualquiera.
Con los tres de la casa. Luego le dio los historiales de Toby, Lúa y Káiser —anonimizados— y le pidió que se los leyera enteros, sacara lo que ayuda a conocer al animal y a su familia, y montara con eso la hoja (aprovechando los datos y el consentimiento de antes como base). Y antes de la hoja, Gemini enseñó lo que había pescado de entre líneas:
Que hay reacciones que no son agresividad, sino agobio (un braquicéfalo que se sofoca) o dolor en una zona (los oídos). Que algunos se ponen nerviosos en la báscula metálica y conviene pesarlos sobre una alfombra. Que a ciertos gatos hay que pasarlos directos a consulta. Que la toalla de casa, que huele a hogar, calma a los nerviosos. Que una chuche o un trozo de pan distrae antes de una manipulación. Que hay tutores que necesitan las cosas por escrito, en letra grande o con datos concretos —y otros que agradecen el detalle—. Que hay limitaciones del propietario (vista, pulso, oído) que complican medicar en casa. Y que algunas familias responden mal a los "sermones" y colaboran mucho mejor con datos.
Nadie le contó nada de eso. Estaba suelto en años de visitas que nadie se relee, y lo juntó en diez segundos. Y con ese patrón armó una hoja con los bloques que ninguna plantilla trae: cómo es y cómo se le maneja, sus trucos para ganárselo, y cómo tratar a la familia —además de los datos de siempre y el consentimiento—.
Y el ajuste, que no lo hace Gemini. La hoja salió estupenda… y un pelín de más: seis apartados, algún epígrafe de formulario, un consentimiento largo. Marta hace lo suyo: la deja en una cara, en cristiano y con las palabras de El Roble; se asegura de que el bloque de seguridad pregunte de verdad lo que hay que saber —«¿con qué hay que ir con cuidado?»—; y recuerda lo evidente: que de Nube la máquina no sabe nada, que eso lo traerá la familia. La IA sacó el molde de años de historiales; la hoja de la casa la firma la veterana.
Y el jueves, cuando entraron los Serrano, traían la hoja rellena con lo poco que saben —llevan días con Nube: que viene de una protectora, que se esconde con la aspiradora, que no hay forma de que coma pienso seco—. Marta no empezó por el interrogatorio: se agachó a la altura de la cachorra y, mirándola, soltó lo que había leído. Los Serrano se miraron, más sueltos. No era magia —lo habían escrito ellos—: es que alguien lo preguntó, y alguien lo leyó. La del paseo, con su plan de 23 euros, no les preguntó nada.
Hazlo tú en 4 pasos
- Junta dos o tres de los buenos. Historiales de pacientes que conozcáis al dedillo —mejor variados: un perro mayor, un gato, uno complicado—. Y anonimízalos antes: fuera nombre, DNI, teléfono y dirección del dueño; con el texto clínico y las notas basta.
- Dáselos y que los lea. En un chat nuevo, adjúntalos y pide: «Léete estos historiales enteros y sácame lo que ayuda a conocer y manejar mejor al animal y a su familia y que no está en ninguna casilla. Con eso, móntame una hoja de acogida para un paciente nuevo, en una página, solo con preguntas para recoger.» No le expliques el formato: que lo saque del material.
- Mira primero lo que ha pescado. Antes de la hoja, deja que te liste lo que ha sacado de entre líneas: ahí ves de un vistazo si ha entendido a tus pacientes. Luego llega la hoja, con sus bloques.
- Y lo tuyo, que no se delega. Recórtala a una cara y a tu tono, refuerza el bloque de seguridad, y que el veterinario valide. Recuerda: los datos del paciente nuevo los trae la familia al rellenarla, no la máquina.
Truco de Sara: guarda la hoja y ve engordándola. Cada vez que un veterano suelte de memoria un «ah, con este ten cuidado que…», apúntalo. En un mes tienes en papel lo que hoy vive en una cabeza.
El prompt · cópialo
CONTEXTO
Te paso los historiales completos de dos o tres pacientes de años de mi clínica veterinaria (adjuntos, anonimizados). Léetelos ENTEROS y sácame todo lo que ayuda a conocer y tratar mejor al animal y a su familia y que no está recogido en ninguna casilla: carácter, seguridad y manejo, miedos, trucos y preferencias, y la forma de ser o las circunstancias del dueño.
ENCARGO
Con eso, móntame una HOJA DE ACOGIDA para un paciente NUEVO, en una sola página, solo con preguntas para recoger (nada de diagnósticos ni pautas). Usa como base los datos de contacto y el consentimiento habituales.
IDIOMA Y TONO
Cercana y humana, como preguntaría una persona en el mostrador de una clínica de barrio. Nada de lenguaje de formulario ni de encuesta. Añade con quién vive (otros animales, niños) y qué espera o le preocupa a la familia de esta primera visita. Español de España.Antes → Ahora
Antes. Lo que hace especial a un cliente vive en la cabeza del veterano o disperso en años de notas que nadie relee. Si esa persona no está, se empieza de cero —y a un paciente nuevo se le conoce a base de años, justo cuando menos sabes de él es el primer día—.
Ahora. Cinco minutos: le das a la IA dos o tres de tus mejores historiales y te destila la hoja de acogida que pregunta lo que preguntaría tu veterano. La rellena la familia, la repasa quien atienda, y entráis sabiendo. Lo bueno no es la hoja: es que el oficio deja de vivir en una sola cabeza, y el cliente nota desde el minuto uno que aquí preguntan por lo que a él le importa.
Antes de empezar
- La IA saca el molde; el oficio lo pones tú. Destila de tus historiales una hoja que pregunta bien. Qué se pregunta, qué es seguridad y qué es clínico lo decide el veterinario.
- No adivina a tu paciente, y no sustituye la exploración. Los detalles de un animal nuevo los trae la familia; y en un cachorro, el grueso lo saca el vet mirándolo.
- Anonimiza lo que le das. Si usas historiales reales para enseñarle el patrón, quítales antes los datos del dueño (nombre, DNI, dirección, teléfono). Para aprender tu forma de conocer a un paciente no hace falta saber de quién es.
- La seguridad se confirma, no se delega. Un «puede morder» lo valida quien atiende; una casilla no es una garantía.
- Funciona en planes gratuitos (con límite diario). Necesita conexión.
Material para practicar
Tres historiales ficticios y anonimizados, más la hoja de acogida editable generada durante la demostración.
Tres historiales ficticios y anonimizados, más la hoja de acogida editable generada durante la demostración.
Tres historiales ficticios y anonimizados, más la hoja de acogida editable generada durante la demostración.
Tres historiales ficticios y anonimizados, más la hoja de acogida editable generada durante la demostración.
Transcripción del vídeo
Bueno, volvemos a El Roble. Hoy quiero que veáis la diferencia entre hacer un buen prompt y, además, usar las capacidades de la IA para sacarle más partido y analizar información, como en otras ocasiones. En el caso normal, Sara quiere crear una hoja de acogida para un paciente nuevo. Podría pedir: «Haz una hoja de acogida para un paciente nuevo de mi clínica veterinaria». Tendríamos una respuesta bastante genérica, que pide los datos, los datos de la mascota, el historial médico, alimentación, antecedentes, protección de datos... Es una buena base, pero muy genérica. Podría utilizarse en cualquier clínica, sin ninguna diferencia. La idea es ir un poco más allá. Lo que vamos a hacer es darle tres informes extraídos de los historiales clínicos. Os enseño uno. Hemos intentado anonimizarlos. Recordad que podéis tachar los datos en el PDF o hacerlo de otras formas. Son historiales clínicos, como habéis visto en la historia, de pacientes con años en la clínica, que han tenido varias citas. Podéis extraerlos de vuestros sistemas de gestión. Una vez que los tenemos, se los damos todos: los traemos y pegamos aquí. Le daremos instrucciones mucho más exhaustivas sobre lo que queremos. Recordad: lo más importante es especificar muy bien todo lo que necesitamos. Vamos a poner aquí un prompt, que tenéis en la píldora, y vemos cómo va. Le digo: «Te paso los historiales completos de tres pacientes de años de mi clínica veterinaria. Léelos enteros y saca todo lo que ayude a conocer y tratar mejor al animal y a su familia, y que no esté en ninguna casilla: carácter, seguridad y manejo, miedos, trucos y preferencias, forma de ser o circunstancias del dueño. Móntame una hoja de acogida de una sola página, solo con preguntas para recoger, sin diagnósticos ni pautas». Podemos añadir: «Usa también lo generado antes como base para los datos y la protección de datos del cliente». Como siempre, definimos el tono, que es importante: cercano y humano, como preguntaría alguien en una clínica de barrio. Nada de lenguaje de formulario, encuesta ni casillas técnicas. Que sean preguntas normales y en cristiano. Añade con quién vive, otros animales o niños, y qué espera o preocupa a la familia en esta primera visita. Español de España. Leerá historiales que podrían ser mucho más largos y complejos. Aquí tenemos la respuesta. Vamos a ver qué nos dice. Dice: «Información de interés extraída de los historiales. Tras analizar las fichas clínicas de Káiser, Lúa y Toby, se identifican patrones recurrentes de manejo, comportamiento y dinámica familiar, fuera de los campos médicos, que son clave para una atención óptima. Carácter, seguridad y manejo en consulta. Reacciones al estrés o dolor. Algunos animales no reaccionan por agresividad, sino por agobio respiratorio, como razas braquicéfalas como Káiser, o dolor en zonas sensibles, como los oídos de Toby. Superficies y entorno: algunos se ponen nerviosos en superficies resbaladizas, como la báscula metálica, y conviene pesarlos en una alfombra. Algunos gatos necesitan pasar directos a consulta para no esperar con perros. Objetos con olor a hogar, como toallas o mantas de casa, ayudan en el manejo». También habla de trucos, premios, tiempos de adaptación, carácter y circunstancias familiares, y canales de comunicación adaptados: hay tutores que necesitan información por escrito y otros, metas cuantitativas, como gráficas, para entender y colaborar. También recoge limitaciones físicas o tecnológicas, horarios y rechazo a sermones. Esta información la vivís en el día a día y vais conociendo a los clientes y adaptándoos, pero como cada persona ve a los clientes en distintas visitas, quien tiene más experiencia los conoce mejor y a quien tiene menos le cuesta más. También hay clientes más difíciles. Poder repasar todo esto rápidamente sería muy interesante. Sara propone una hoja de acogida para que, desde el primer día, podamos tener esta información e ir complementándola. También podemos personalizar los avisos del sistema de gestión, porque cada clínica tiene sus aspectos importantes y aquello que le aporta valor. En este caso, la IA nos ha dado un prototipo de hoja de acogida para un paciente nuevo, intentando hacerla, como pedimos, cercana y de una sola página. Aquí podéis decidir cómo queréis gestionarla. Incluye bienvenida y familia, datos de contacto y «Presentándonos a tu compañero»: cómo se llama, especie y raza... Los datos habituales, pero de forma más natural. Pregunta cómo es su día a día, con quién vive y permite añadir notas; también, cómo lleva salir de casa o venir al veterinario, y si tiene trucos o preferencias. Incluye qué le ayuda a estar mejor y otras preguntas similares. Al final ofrece una hoja más personalizada, que era lo que Sara quería. Podéis buscar otra aproximación o darle otro uso. La idea es darle datos y mucho contexto; aquí son casos clínicos con vuestras notas. Así puede ayudar a preguntar qué le hace sentirse bien, en qué podemos ayudar hoy y la protección de datos. Es una hoja más personalizada. Podéis seguir interactuando y mejorándola poco a poco. Este contenido se puede copiar y pegar en Word, o pedirle directamente que lo haga, si la versión gratuita lo permite. Por ejemplo: «Monta esta hoja en un documento de Docs, listo para editar e imprimir». Veamos si lo genera. Es probable que tarde un poco más. Y mirad: ha generado un documento bastante bien maquetado, que podemos usar o personalizar con nuestro logo. Hay pequeños errores con los emoticonos, pero tenemos la ficha preparada y podríamos sustituir o cambiar lo que quisiéramos. Nos ahorra tiempo y podemos aprovecharla. Espero que os sea útil. En el documento os invito a crear vuestras versiones con los ejemplos. Podéis jugar con ellos o usar vuestros historiales: es decir, ponerlo en práctica. No se trata de usar este documento tal cual, sino de que aprovechéis directamente el uso de la IA en vuestro caso particular y lo personalicéis. También os recomendaría que, aunque está muy bien tener estas fichas, al final podéis enviarlas para que las traigan rellenas o las completen antes de la visita. Creo que siempre es mejor hacerlo con antelación, para que el veterinario tenga esta información en el sistema incluso antes de que pasen a consulta. También sería interesante guardar esta información en vuestro sistema de gestión de forma personalizada. Para eso debéis trabajar con vuestros proveedores y aprovechar los avisos, las notas y las funcionalidades tan potentes que ofrecen los sistemas. Nos vemos la semana que viene.