Fase 1 · Gana 10 minutos Deja de empezar de cero: tu primer asistente
Píldora 1.5 · Quick win · Guarda tu método una vez, y no lo vuelvas a montar
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La escena
Las nueve y media, media hora antes de abrir. El Roble huele al café de la cafetera vieja, y el cian del rótulo de la calle Olmos entra por el escaparate y se posa en la sala estrecha: sobre el corcho de las fotos, sobre la báscula gastada, sobre Roble —con su oreja marcada—, que vigila desde la repisa con esa indiferencia de gato que ya lo ha visto todo. En el parte de la mañana hoy se habla poco de trabajo y mucho de puente: Hugo se va a la sierra, Marta lleva a los suyos al pueblo, y hasta don Ramón asomó ayer para preguntar si cerraban —y para contar, de paso, que él no se mueve de casa—. Es el primer puente entero desde que el horario nuevo les devolvió los fines de semana. Se nota en el aire.
A Sara no. A Sara le ronda desde ayer una cosa que no es de esta semana: hay que avisar de que cerramos. Y ella ya sabe, por experiencia reciente, que eso no es escribir cuatro líneas. Es acordarse de todos: el cartel para la puerta, el mensaje al grupo de WhatsApp, los que no leen WhatsApp —don Ramón, los mayores—, el horario que Google le enseña a quien busca «veterinario abierto» justo esos días, y —lo peor— los que tienen cita dada el lunes que normalmente sí abren y hay que llamar uno a uno. Lo montó entero hace unas semanas con el cambio de horario, y le llevó una tarde. Y ahora, con el puente encima y la sala llenándose, mira el móvil en blanco y le da una pereza espesa volver a empezar por el principio. La tarea es la misma de siempre; el cansancio de rehacerla, también.
El empujón
—Diego —dice, sin levantar mucho la voz—, ¿tú cómo hiciste al final lo del horario? Porque yo con esto del puente no sé ni por dónde empezar, y no quiero que se me escape nadie.
Diego, que repasa la caja de sueros en la otra punta, no suelta un discurso —Diego casi nunca—. Pero levanta la vista, y por dentro le pasa lo que le pasa siempre que oye a alguien a punto de rehacer a mano un trabajo que ya está resuelto: le rechina. Él, después de aquella tarde del horario, no lo dejó ahí. Guardó la lista de canales, como le había recomendado la propia IA. Pero le dio una vuelta más —de tarde en tarde, al cerrar, con el móvil un rato de la cuenta y nadie preguntando, que a Diego se le respeta el silencio— y descubrió algo mejor que una lista guardada: que todo aquel método se puede dejar metido dentro de un asistente. Le pones las instrucciones una vez, y a partir de ahí solo le pegas los datos.
Así que hace lo más Diego del mundo: da dos pasos y le desliza el móvil por el mostrador. En la pantalla, un asistente abierto, «Avisos El Roble».
—Pégale ahí los cuatro datos del puente —dice—. Lo de "qué se te escapa" ya lo lleva dentro. Te saca el plan de por dónde avisar y te deja los textos hechos.
Y cuenta lo que hay detrás, en dos frases, que es como cuenta él las cosas. Montar la Gema no le costó un euro —eso es gratis—. Que él, por su cuenta, se paga el ChatGPT desde lo del horario, porque la herramienta le enganchó y quería trastear a gusto. Pero —y aquí Diego va por delante— no piensa en lo suyo, piensa en la casa: como el correo de El Roble ya es de Gmail, para la clínica a lo mejor tiene más sentido el lado de Google. Y trae los deberes hechos —una hoja comparando qué ofrece cada opción, lo gratis frente a lo de pago y Gemini frente a ChatGPT—, con un dato subrayado que le baila en la cabeza desde hace meses: que el plan de pago de Google trae cinco teras de Drive, y ahí caben de sobra las radiografías viejas que el equipo de rayos digital lleva tiempo apilando sin sitio. Deja la hoja en el mostrador y vuelve a su caja. A él le da igual que Sara siga con ChatGPT del email o que cada uno tire de lo suyo; lo que no soporta es montar dos veces la misma faena —ni tener las placas perdidas en un disco duro.
La tarea de cada día
No es solo este puente. Es agosto, la campaña de vacunación, el «hoy cerramos antes» de un día suelto: cada poco hay un aviso que dar bien y por varios sitios, y cada vez, si no lo tienes montado, vuelves a empezar de cero —el mismo plan, los mismos textos, rehechos de memoria—. Y no es solo avisar. Es toda faena con un método que ya has clavado y vas a repetir: el email difícil que Sara escribe cada semana, la jerga que Hugo baja a lenguaje de dueño en cada consulta complicada, el informe de alta que Marta redacta un día sí y otro también. Cada uno tiene su receta buena. Y cada uno la está pagando dos veces: una al encontrarla, y otra cada vez que la reconstruye para usarla.
Marta, que ha seguido la escena desde la puerta de consulta sin decir nada —Marta lee las salas antes de hablar—, se acerca, coge la hoja que Diego ha dejado en el mostrador y le pasa el ojo por encima. Remueve el café y suelta una de las suyas:
—O sea, que esto que ha hecho Diego, cada uno lo suyo, lo queremos todos. —No es una pregunta—. Pues hagámoslo bien. Una cuenta de la clínica, no la de cada móvil. Que los asistentes vivan juntos, que suenen igual los use quien los use, y que no dependan de que Diego esté hoy.
Y lo decide como decide ella las cosas: con la comparativa de Diego delante, mirando lo que cuesta y lo que da. Los asistentes le importan —tirar de ellos a diario, meterles los protocolos, tenerlos todos en un sitio—, y le cuadra que, con el correo ya en Gmail, la cuenta de la clínica esté a un clic. Pero lo que de verdad le hace decir sí es otra línea de la hoja: los cinco teras de Drive. Porque el ordenador de los rayos va cada semana más lento, atascado de placas, y Marta está harta de comprar discos duros para ir vaciándolo —un gasto que no se acaba nunca—. Con ese espacio en la nube, las radiografías dejan de asfixiar el equipo y ella deja de tirar dinero en discos. Que además venga con los asistentes es la guinda. Que conste que no es que Gemini sea "el mejor" —para gustos, colores; ChatGPT tiene lo suyo, y Claude también—: es que, para esta clínica, encaja. Esos veintipico euros al mes no le parecen un gasto, sino una herramienta más de la casa, como la centrifugadora o el lector de microchip. «Entre lo que nos ahorra en tardes y lo que dejo de gastar en discos, se paga sola.» Ahí, en ese café, El Roble deja de tener trucos sueltos en el móvil de cada uno y empieza a tener su propia estantería de asistentes.
El desbloqueo
Cuando encuentres no ya un prompt, sino un método que funciona —una forma de trabajar, como la del horario: pregunta qué se te escapa → te propone el plan → te redacta cada canal—, no lo reconstruyas cada vez. Guárdalo dentro de un asistente. Le metes el método una sola vez —el «¿qué se me escapa?», los canales, el formato de cada uno, y las reglas que no se le pueden olvidar («no me cambies los datos», «avísame si falta algo»)— y a partir de ahí solo pegas los datos en bruto del aviso de turno. Lo que la primera vez te llevó una tarde, ahora sale en un minuto, y suena siempre igual lo use quien lo use.
En Gemini ese asistente se llama Gema, y crear una es gratis. (En ChatGPT lo mismo se llama «GPT», pero ahí crearlo pide plan de pago; misma idea, distinta etiqueta y distinto precio.) Y el oficio, intacto: el asistente industrializa el método —el plan, el tecleo, el formato—, nunca el criterio. La Gema no sabe si de verdad tienes citas dadas ese día, ni si el dato que le diste es el correcto, ni para quién se cuelga cada texto. Eso lo pones tú. La Gema te propone el plan y te deja los textos hechos; qué canal aplica, el dato y la firma los pones tú —cada vez.
10:02Audio en español · subtítulos en español, inglés y portugués de Portugal.
El asistente, en acción
Míralo con el caso real —esto es, en resumen, lo que devolvió la Gema en una prueba de verdad—. Sara solo le pegó los cuatro datos del puente, en bruto:
Puente de diciembre: el lunes 7 no abrimos (normalmente sí) y el martes 8 es festivo
Volvemos el miércoles 9 a las 10:00
Urgencias: mismo teléfono de siempreY sin explicarle nada más, la Gema le sacó el plan —priorizando ella sola, con las citas por delante— y, encima, una lista de riesgo que Sara ni había pensado:
| # | Por dónde | El detalle que se escapa |
|---|---|---|
| 1 | Las citas del lunes 7 | Ese día normalmente abrís: llamar una a una para recolocarlas antes de cerrar |
| 2 | Cartel en la puerta | A la altura de los ojos, y puesto con una semana de margen |
| 3 | WhatsApp (difusión + estado) | A los mayores o sin smartphone, mejor SMS o una llamada corta |
| 4 | Google / Maps (horario especial) | Si no lo tocas, Google dirá «abierto» y vendrán para nada |
⚠️ Y la lista de riesgo, lo que de verdad se olvida: los crónicos y las medicaciones —quien pasa cada mes a por pastillas o pienso especial y tiene que recogerlo antes— y las cirugías recientes —operados esa semana que puedan necesitar una revisión—.
Debajo, los textos hechos: el cartel, el WhatsApp, el SMS para los mayores y el de Google. El cartel salió así:
AVISO A NUESTROS VECINOS
Con motivo del puente de diciembre:
Lunes 7 y martes 8: CERRADO
Miércoles 9: volvemos a las 10:00
En caso de urgencia, en el teléfono de siempreLa Gema montó un planazo —con la lista de riesgo, mejor incluso de lo que Sara habría hecho a mano—. Pero no se cuelga así: Sara le pone el criterio, que es lo suyo, y pilla tres cosas. Donde dice «el teléfono de siempre», escribe el número entero —en un cartel público, «el de siempre» no le dice nada a quien pasa por la calle—, y de paso comprueba que el 9 es miércoles. Luego pilla la gorda: la Gema propuso avisar de que recojan la medicación «antes del sábado», pero El Roble cierra los sábados desde el horario nuevo —quien vaya el sábado 5 se la encuentra cerrada—, así que lo cambia por «el viernes 4 como muy tarde», que es el último día que abren; la Gema no sabe vuestros horarios, tú sí. Y abre la agenda del lunes 7 y llama ella a las citas de ese día, que eso no lo manda ningún cartel.
(De paso, le apunta a la Gema que la clínica cierra sábados y domingos, para que no se lo vuelva a proponer: cuanto más contexto le das, menos se le escapa. Pero la última palabra sigue siendo tuya.)
Que el plan se cumpla de verdad —el número, el día bueno, las llamadas— eso es criterio, y es de Sara.
Hazlo tú en 4 pasos
- Abre Gemini en el ordenador (gemini.google.com), entra en «Explorar Gemas» y pulsa «Nueva Gema». (En el móvil se usan; para crearlas, el ordenador.)
- Ponle nombre («Avisos El Roble») y pega tu método —las instrucciones de abajo— en el cuadro de instrucciones. Es lo que ya sabías hacer, escrito una sola vez; ahora vive dentro de la Gema.
- Pruébala en la vista previa con datos de verdad. Y —lo que más se olvida— dale a «Guardar». La vista previa no guarda sola: si te vas sin guardar, la pierdes.
- Úsala: abre tu Gema, pega los datos en bruto y listo. Revisa el dato a mano —fechas, teléfonos— y haz tú lo del mundo real —llamar a las citas, tocar Google, colgar el cartel—. Eso no se delega.
Truco de Diego: mete en la Gema, al final, las reglas que más se te olvidan cuando vas con prisa —«no me cambies ni un dato», «avísame si falta algo en vez de inventártelo», «español de España»—. Una vez dentro, las cumple siempre, aunque tú estés reventado. Lo único que la Gema no sabe es para quién es el aviso y si el dato es el bueno: eso lo sigues poniendo tú.
Las instrucciones de tu Gema · cópialas
Esto es lo que pegas una sola vez al crear la Gema. Es el método del horario —preguntar qué se escapa, proponer el plan, redactar cada canal— guardado dentro:
Eres mi asistente para comunicar cambios y avisos de una clínica veterinaria
de barrio: cambios de horario, puentes y vacaciones, campañas, cierres de un
día. Yo te paso unos datos en bruto y tú me ayudas a avisar bien y sin
olvidarme de nadie.
Trabajas en dos partes:
1) EL PLAN. Antes de redactar, dame una tabla breve con los CANALES y acciones
más útiles para una clínica de barrio, ordenados por prioridad, e incluyendo
siempre lo que se suele escapar:
- el cartel (dónde ponerlo),
- WhatsApp y quién no lo lee (mayores, sin móvil) → SMS o llamada,
- Google/Maps (horario especial),
- las CITAS ya dadas en esos días → avisar una a una.
Añade una breve "lista de riesgo": a quién es fácil olvidar.
2) LOS TEXTOS. Redáctame cada canal que corresponda, listo para usar, en
español de España: claro, cercano y de barrio, sin florituras, y cada uno
con el largo y el tono de su sitio (el cartel legible de un vistazo, el
WhatsApp corto y cálido, el texto de Google breve).
Reglas que no cambian nunca:
- Respeta EXACTAMENTE los datos que te doy (fechas, horarios, teléfonos): no
cambies, inventes ni completes ninguno.
- Si algo te parece un error o falta un dato, AVÍSAME en vez de arreglarlo por
tu cuenta.
- No incluyas datos de clientes concretos.Una vez está dentro, ya no explicas el método: solo pegas los datos del aviso y la Gema hace el resto.
Descarga los apuntes prácticos de la píldora: qué es un asistente de IA, cuándo merece la pena crear una Gema o GPT, diferencias útiles y pasos para montarlo en la clínica.
Antes → Ahora
Antes. Cada aviso, empezando de cero: rehacer de memoria el plan entero y todos los textos, cada vez, con el miedo de que se te escape alguien —y, aun así, alguien plantado en la puerta el día que creía que abrías—.
Ahora. Lo montas una vez (unos minutos). A partir de ahí, pegas los datos en bruto, sale el plan y los textos, revisas fechas y citas a mano, y avisas. La misma voz para toda la clínica, y nunca más empezar de cero.
Antes de empezar
- La Gema propone y redacta; el dato, el clic y la firma los pones tú. Antes de colgar o mandar nada, revisa a mano lo que sea un dato —fechas, horarios, teléfonos— y haz tú lo que toca el mundo real: llamar a las citas de esos días, actualizar Google, colgar el cartel. La Gema no llama por ti ni cambia tu ficha de Google.
- Crear Gemas es gratis —puedes montar tu primera hoy, sin pagar, desde el ordenador—. En la historia, la clínica decide dar un paso más y contratar Google AI Pro (unos 21,99 €/mes) porque le ve valor: uso diario sin quedarse corta, poder meterle a los asistentes sus propios documentos, 5 TB de almacenamiento —donde a El Roble por fin le caben las radiografías digitales que se le acumulan— y todos los asistentes en una sola cuenta de la clínica. Pero para empezar a probar, no te hace falta. (En ChatGPT lo mismo es un «GPT», y ahí crear uno sí pide plan de pago.)
- Distintas herramientas, a propósito. A lo largo de la serie nos verás usar ChatGPT, Gemini y Claude según la píldora —no es despiste—. Lo que enseñamos es la técnica, que funciona igual en todas; cuál elegir para cada trabajo es una píldora en sí misma, y llega en la Fase 2.
- Esto es para comunicación general de la clínica —horarios, avisos, cambios, campañas—. Como son textos públicos, no hay datos de paciente que proteger. Lo que lleve datos de un cliente concreto es otra historia; lo vemos en su momento.
- Necesita conexión: se procesa en la nube.