Fase 1 · Ganhe 10 minutos Deixa de começar do zero: o teu primeiro assistente
Pílula 1.5 · Quick win · Guarda o teu método uma vez e deixa de o reconstruir
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A cena
Nove e meia, meia hora antes de abrir. O El Roble cheira ao café da máquina velha, e o ciano do letreiro da rua Olmos entra pela montra e pousa na sala estreita: no quadro de cortiça com fotografias, na balança gasta, em Roble —com a orelha marcada—, que vigia da prateleira com aquela indiferença de gato que já viu tudo. No ponto da manhã hoje fala-se pouco de trabalho e muito da ponte: Hugo vai para a serra, Marta leva os seus à terra, e até o senhor Ramón apareceu ontem para perguntar se fechavam —e, já agora, para contar que ele não sai de casa—. É a primeira ponte inteira desde que o novo horário lhes devolveu os fins de semana. Nota-se no ar.
Em Sara, não. Desde ontem que lhe anda na cabeça uma coisa que não é desta semana: temos de avisar que fechamos. E ela já sabe, por experiência recente, que isso não é escrever quatro linhas. É lembrar-se de todos: o cartaz para a porta, a mensagem no grupo de WhatsApp, quem não lê WhatsApp —o senhor Ramón, os mais velhos—, o horário que o Google mostra a quem procura “veterinário aberto” nesses dias, e —o pior— quem tem consulta marcada na segunda-feira em que normalmente abrem e precisa de ser chamado um a um. Ela montou tudo há umas semanas com a mudança de horário, e levou-lhe uma tarde. Agora, com a ponte em cima e a sala a encher, olha para o telemóvel em branco e sente aquela preguiça pesada de voltar ao princípio. A tarefa é a mesma de sempre; o cansaço de a refazer também.
O empurrão
—Diego —diz, sem levantar muito a voz—, como é que acabaste por fazer aquilo do horário? Com isto da ponte nem sei por onde começar, e não quero que me escape ninguém.
Diego, que revê a caixa de soros do outro lado, não faz um discurso —Diego quase nunca faz—. Mas levanta os olhos, e por dentro sente o que sente sempre que alguém está prestes a refazer à mão um trabalho que já está resolvido: faz-lhe ruído. Depois daquela tarde do horário, ele não deixou a coisa por aí. Guardou a lista de canais, como a própria IA lhe tinha recomendado. Mas deu mais uma volta —de vez em quando, ao fechar, com o telemóvel mais tempo do que devia e sem ninguém perguntar, porque o silêncio de Diego respeita-se— e descobriu algo melhor do que uma lista guardada: todo aquele método pode ficar dentro de um assistente. Pões as instruções uma vez e, a partir daí, só colas os dados.
Por isso faz a coisa mais Diego do mundo: dá dois passos e desliza o telemóvel pelo balcão. No ecrã, um assistente aberto, “Avisos El Roble”.
—Cola aí os quatro dados da ponte —diz—. A parte do “o que se pode escapar” já está lá dentro. Tira-te o plano de por onde avisar e deixa-te os textos feitos.
E conta o que está por trás em duas frases, que é como ele conta as coisas. Montar a Gema não lhe custou um euro —isso é gratuito—. Ele, por iniciativa própria, paga o ChatGPT desde a história do horário, porque a ferramenta o agarrou e queria mexer nela à vontade. Mas —e aqui Diego vai à frente— não pensa na ferramenta dele, pensa na clínica: como o email do El Roble já é Gmail, talvez para a clínica faça mais sentido o lado da Google. E traz os trabalhos de casa feitos —uma folha a comparar o que cada opção oferece, grátis versus pago e Gemini versus ChatGPT—, com um dado sublinhado que lhe anda na cabeça há meses: o plano pago da Google traz cinco terabytes de Drive, e aí cabem de sobra as radiografias antigas que o computador do raio-x digital anda a acumular sem espaço. Deixa a folha no balcão e volta à caixa. Tanto lhe faz que Sara continue com o ChatGPT do email ou que cada um use o seu; o que ele não suporta é montar duas vezes a mesma tarefa —nem ter radiografias perdidas num disco rígido.
A tarefa do dia a dia
Não é só esta ponte. É agosto, a campanha de vacinação, o “hoje fechamos mais cedo” de um dia solto: de tempos a tempos há um aviso que tem de ser dado bem e em vários sítios, e de cada vez, se não o tiveres montado, voltas a começar do zero —o mesmo plano, os mesmos textos, refeitos de memória—. E não é só avisar. É qualquer tarefa com um método que já afinaste e vais repetir: o email difícil que Sara escreve todas as semanas, o jargão que Hugo traduz para linguagem de tutor em cada consulta complicada, o relatório de alta que Marta escreve dia sim, dia não. Cada um tem a sua boa receita. E cada um paga-a duas vezes: uma ao encontrá-la, e outra de cada vez que a reconstrói para a usar.
Marta, que acompanhou a cena da porta da consulta sem dizer nada —Marta lê as salas antes de falar—, aproxima-se, pega na folha que Diego deixou no balcão e passa-lhe os olhos por cima. Mexe o café e lança uma das suas:
—Ou seja, isto que o Diego fez, cada um com o seu, queremos todos. —Não é uma pergunta—. Então façamo-lo bem. Uma conta da clínica, não a de cada telemóvel. Que os assistentes vivam juntos, soem igual seja quem for a usá-los, e não dependam de o Diego estar cá hoje.
E decide como decide as coisas: com a comparação de Diego à frente, olhando para o que custa e para o que dá. Os assistentes interessam-lhe —usá-los todos os dias, meter-lhes protocolos, tê-los todos num sítio—, e faz sentido que, com o correio já em Gmail, a conta da clínica esteja a um clique. Mas o que a faz mesmo dizer sim é outra linha da folha: os cinco terabytes de Drive. O computador do raio-x está cada semana mais lento, entupido de imagens, e Marta está farta de comprar discos rígidos para o ir esvaziando —uma despesa que nunca acaba—. Com esse espaço na nuvem, as radiografias deixam de sufocar o equipamento e ela deixa de gastar dinheiro em discos. Os assistentes são a cereja no topo. Que fique claro: não é que o Gemini seja “o melhor” —há gostos para tudo; o ChatGPT tem o seu valor, e o Claude também—: é que, para esta clínica, encaixa. Esses vinte e poucos euros por mês não lhe parecem uma despesa, mas mais uma ferramenta da casa, como a centrífuga ou o leitor de microchip. “Entre as tardes que nos poupa e o que deixo de gastar em discos, paga-se sozinho.” Ali, naquele café, o El Roble deixa de ter truques soltos no telemóvel de cada um e começa a ter a sua própria prateleira de assistentes.
O desbloqueio
Quando encontrares não apenas um prompt, mas um método que funciona —uma forma de trabalhar, como a do horário: pergunta o que se pode escapar → propõe o plano → redige cada canal—, não o reconstruas de cada vez. Guarda-o dentro de um assistente. Metes o método uma única vez —o “o que se pode escapar?”, os canais, o formato de cada um, e as regras que não pode esquecer (“não alteres os meus dados”, “avisa-me se faltar algo”)— e a partir daí só colas os dados em bruto do aviso da vez. O que da primeira vez te levou uma tarde, agora sai num minuto, e soa sempre igual seja quem for a usá-lo.
No Gemini, esse assistente chama-se Gema, e criar uma é grátis. (No ChatGPT a mesma ideia chama-se “GPT”, mas aí criá-lo exige plano pago; mesma lógica, etiqueta diferente e preço diferente.) E o critério profissional fica onde tem de ficar: o assistente industrializa o método —o plano, a escrita, o formato—, nunca o critério. A Gema não sabe se tens mesmo consultas marcadas nesse dia, se o dado que lhe deste está correto, nem para quem se pendura cada texto. Isso és tu que defines. A Gema propõe o plano e deixa os textos feitos; que canal se aplica, o dado e a assinatura continuam a ser teus —sempre.
10:02Áudio em espanhol · legendas em espanhol, inglês e português de Portugal.
O assistente, em ação
Vê com um caso real —em resumo, foi isto que a Gema devolveu num teste verdadeiro—. Sara só colou os quatro dados da ponte, em bruto:
Ponte de dezembro: segunda-feira 7 não abrimos (normalmente abrimos) e terça-feira 8 é feriado
Voltamos quarta-feira 9 às 10:00
Urgências: o telefone de sempreE sem lhe explicar mais nada, a Gema tirou-lhe o plano —priorizando sozinha as consultas— e, ainda por cima, uma lista de risco em que Sara nem tinha pensado:
| # | Por onde | O detalhe que se escapa |
|---|---|---|
| 1 | Consultas de segunda 7 | Nesse dia normalmente abrem: ligar uma a uma para remarcar antes de fechar |
| 2 | Cartaz na porta | À altura dos olhos, e colocado com uma semana de margem |
| 3 | WhatsApp (difusão + estado) | Para os mais velhos ou sem smartphone, melhor SMS ou uma chamada curta |
| 4 | Google / Maps (horário especial) | Se não mexeres, o Google dirá “aberto” e virão para nada |
⚠️ E a lista de risco, o que se esquece mesmo: os crónicos e as medicações —quem passa todos os meses para levantar comprimidos ou ração especial e tem de o fazer antes— e as cirurgias recentes —animais operados nessa semana que possam precisar de revisão—.
Por baixo, os textos feitos: o cartaz, o WhatsApp, o SMS para os mais velhos e o texto do Google. O cartaz saiu assim:
AVISO AOS NOSSOS VIZINHOS
Por motivo da ponte de dezembro:
Segunda 7 e terça 8: FECHADO
Quarta 9: voltamos às 10:00
Em caso de urgência, o telefone de sempreA Gema montou um grande plano —com a lista de risco, até melhor do que Sara teria feito à mão—. Mas não se publica assim: Sara põe-lhe o critério, que é o dela, e apanha três coisas. Onde diz “o telefone de sempre”, escreve o número completo —num cartaz público, “o de sempre” não diz nada a quem passa na rua—, e confirma também que o dia 9 é quarta-feira. Depois apanha a grande: a Gema propôs avisar para levantarem a medicação “antes de sábado”, mas o El Roble fecha aos sábados desde o novo horário —quem for no sábado 5 encontra a porta fechada—, por isso muda para “até sexta-feira 4, no máximo”, que é o último dia em que abrem; a Gema não sabe os vossos horários, tu sabes. E abre a agenda de segunda-feira 7 e liga ela às consultas desse dia, porque isso não há cartaz que faça.
(Já agora, acrescenta à Gema que a clínica fecha sábados e domingos, para que não volte a sugeri-lo: quanto mais contexto lhe dás, menos lhe escapa. Mas a última palavra continua a ser tua.)
Que o plano se cumpra de verdade —o número, o dia certo, as chamadas— isso é critério, e é de Sara.
Faz tu em 4 passos
- Abre o Gemini no computador (gemini.google.com), entra em “Explorar Gemas” e carrega em “Nova Gema”. (No telemóvel usam-se; para criar, usa o computador.)
- Dá-lhe um nome (“Avisos El Roble”) e cola o teu método —as instruções abaixo— na caixa de instruções. É o que já sabias fazer, escrito uma única vez; agora vive dentro da Gema.
- Testa-a na pré-visualização com dados reais. E —o que mais se esquece— carrega em “Guardar”. A pré-visualização não guarda sozinha: se saíres sem guardar, perdes tudo.
- Usa-a: abre a tua Gema, cola os dados em bruto e já está. Revê o dado à mão —datas, telefones— e faz tu a parte do mundo real —ligar às consultas, mexer no Google, pendurar o cartaz—. Isso não se delega.
Truque de Diego: mete na Gema, no fim, as regras que mais te esqueces quando vais com pressa —“não alteres nenhum dado”, “avisa-me se faltar algo em vez de inventares”, “português de Portugal”—. Uma vez lá dentro, ela cumpre-as sempre, mesmo quando estás de rastos. A única coisa que a Gema não sabe é para quem é o aviso e se o dado está certo: isso continuas a pôr tu.
As instruções da tua Gema · copia-as
Isto é o que colas uma única vez ao criar a Gema. É o método do horário —perguntar o que se escapa, propor o plano, redigir cada canal— guardado lá dentro:
És o meu assistente para comunicar alterações e avisos de uma clínica veterinária de bairro: alterações de horário, pontes e férias, campanhas, fechos de um dia. Eu dou-te dados em bruto e tu ajudas-me a avisar bem, sem me esquecer de ninguém.
Trabalhas em duas partes:
1) O PLANO. Antes de redigir, dá-me uma tabela breve com os CANAIS e ações mais úteis para uma clínica de bairro, ordenados por prioridade, incluindo sempre o que costuma escapar:
- o cartaz (onde colocá-lo),
- WhatsApp e quem não o lê (mais velhos, sem telemóvel) → SMS ou chamada,
- Google/Maps (horário especial),
- as CONSULTAS já marcadas nesses dias → avisar uma a uma.
Acrescenta uma breve “lista de risco”: quem é fácil esquecer.
2) OS TEXTOS. Redige cada canal que faça sentido, pronto a usar, em português de Portugal: claro, próximo e de bairro, sem floreados, cada um com o tamanho e o tom do seu sítio (o cartaz legível de relance, o WhatsApp curto e caloroso, o texto do Google breve).
Regras que nunca mudam:
- Respeita EXATAMENTE os dados que te dou (datas, horários, telefones): não alteres, inventes nem completes nenhum.
- Se algo te parecer um erro ou faltar um dado, AVISA-ME em vez de o resolveres por tua conta.
- Não incluas dados de clientes concretos.Uma vez lá dentro, já não explicas o método: só colas os dados do aviso e a Gema faz o resto.
Descarrega os apontamentos práticos da pílula: o que é um assistente de IA, quando vale a pena criar uma Gema ou GPT, diferenças úteis e passos para o montar na clínica.
Antes → Agora
Antes. Cada aviso começava do zero: refazer de memória o plano inteiro e todos os textos, sempre, com medo de que alguém ficasse esquecido —e, mesmo assim, alguém à porta no dia em que achava que abriam—.
Agora. Montas uma vez (alguns minutos). A partir daí, colas os dados em bruto, sai o plano e os textos, revês datas e consultas à mão, e avisas. A mesma voz para toda a clínica, e nunca mais começar do zero.
Antes de começar
- A Gema propõe e redige; o dado, o clique e a assinatura são teus. Antes de pendurar ou enviar qualquer coisa, revê à mão tudo o que seja um dado —datas, horários, telefones— e faz tu o que pertence ao mundo real: ligar às consultas desses dias, atualizar o Google, pendurar o cartaz. A Gema não liga por ti nem altera a tua ficha do Google.
- Criar Gemas é gratuito —podes montar a tua primeira hoje, sem pagar, a partir do computador—. Na história, a clínica decide dar mais um passo e contratar Google AI Pro (cerca de 21,99 €/mês) porque vê valor: uso diário sem ficar curta, poder dar aos assistentes os seus próprios documentos, 5 TB de armazenamento —onde finalmente cabem as radiografias digitais acumuladas no El Roble— e todos os assistentes numa só conta da clínica. Mas para começar a testar, não precisas. (No ChatGPT a mesma coisa é um “GPT”, e aí criar um exige plano pago.)
- Ferramentas diferentes, de propósito. Ao longo da série vais ver-nos usar ChatGPT, Gemini e Claude conforme a pílula —não é distração—. O que ensinamos é a técnica, que funciona da mesma forma em todas; qual escolher para cada trabalho é uma pílula em si, e chega na Fase 2.
- Isto é para comunicação geral da clínica —horários, avisos, alterações, campanhas—. Como são textos públicos, não há dados de paciente a proteger. O que envolver dados de um cliente concreto é outra história; veremos isso no momento certo.
- Precisa de ligação: é processado na nuvem.
Transcrição do vídeo
Na semana passada, fizemos uma pílula onde falávamos sobre o tema dos textos, que nos ajuda a trabalhar de uma forma mais eficaz e a ideia agora é fazê-lo com uma fórmula para que tenhamos um assistente e não tenhamos que estar repetindo Cada vez. Estamos com Gemini, pode-se fazer também com ChatGPT, chamam-se de formas diferentes, Tus têm um manual. Aqui se tu não tem nenhuma Gema que é como se chama a ferramenta, tus terão que vir para a parte de configuração e na parte de configuração, carregue aqui em Gemas e entrareis neste menu e aqui é desenhada uma nova Gema, carregando aqui ou sabendo uma janela diretamente, pode ser feita com o plano gratuito, agora estou com uma conta gratuita e temos estes campos. Eu já os tenho preenchidos em outra Gema assim Vamos vê-los diretamente. A ideia é nos pedir um nome, neste caso Demos o nome de avisos no Roble, que é um assistente para comunicar mudanças e avisos na clínica. E finalmente te damos as instruções que é um prompt onde usaremos o método tradicional de ROLES, onde tu é meu assistente para comunicar alterações e avisos de uma clínica veterinária de bairro, alterações horário, pontes e férias, campanhas, fechamento de um dia. Eu passo alguns dados em Bruto e tu me ajuda a avisar bem e sem me esquecer de ninguém. Nós damos-lhe o contexto e le Nós demos o papel e o contexto e estamos dando-lhe também algumas instruções com a tarefa, trabalhar em duas partes. Por um lado, vai-nos fazer o plano, antes de redigirmos uma Tabela breve com os canais e ações mais úteis para cada clínica de bairro ordenado Sua prioridade e incluindo sempre o que se pode escapar. O cartaz onde colocá-lo, WhatsApp e quem não lê, maiores e móveis, sms ou chamada, google maps, horário especial e as citações já dadas nesses dias. Avisar uma a uma. Adiciona uma breve lista de risco a quem é fácil esquecer e segundo pedimos-lhe os textos. Redactame cada canal correspondente, pronto para usar em espanhol de Espanha, claro próximo e de bairros, sem florituras e cada um com o longo e o tom de seu site. O cartaz legível de uma olhada, WhatsApp curto e quente, o texto do Google breve. Regras que nunca mudam. Respeta exatamente os dados que te dou. Datas, horários, telefones, Não mude, inventes ou completes nenhum. Se algo lhe parece um erro ou falta um dado, Esqueça-me em vez de consertá-lo pela sua conta. Não inclua dados de clientes concretos. Vale, pois já temos as instruções. Como tu vê e finalmente há outras opções que não as vamos usar hoje em um comprimido posterior se as utilizarmos nas quais podemos escolher Uma ferramenta predefinida. No caso de não escolher nenhuma é um chat mas poderíamos fazer criar imagens, criar ecrã, procura, fazer uma aprendizagem guiada e também poderíamos Dê-lhes alguns ficheiros de conhecimento. Se tivéssemos que basear o resultado em algum tipo de conhecimento estrito poderíamos subir aqui, ficheiros diretamente ou arrastá-los. Vale, e diretamente também poderíamos fazer que não os cite e que simplesmente os use como conhecimento. Uma vez que já estão aqui, aqui sairia o botão de gravação e neste caso podemos Atualizá-lo e deixámo-lo activo. Este é o formato que tem. Pois a partir daqui, uma vez que estamos na nossa conversa, vamos às Gemas e carreguemos a Gema e o colocamos Aqui a nossa mensagem. Neste caso, vamos dar-lhe o seguinte. Bem, pois estamos na nossa casa. gema e diretamente colocamos umas breves indicações como faria Sara no caso. Estamos falando de que temos uma ponte em dezembro, na segunda-feira 7 não abrimos que normalmente sim, na terça-feira 8 é feriados. Voltaremos na quarta-feira 9 às 10 horas e a surgencia é o mesmo telefone de sempre. Dados muito concretos, muito breves e os enviamos. E Gemini vai nos dar diretamente o que nós temos A pedido, um plano de comunicação fechado no que fizemos. Vai nos dizer que revejamos as citações agendadas, sobretudo a agenda da segunda-feira 7 e terça-feira 8, pois se houvesse colado alguma cita, chamar ou escrever um para reprogramar antes de lançar os avisos gerais. Isto é o que acontece. Mais importante. Segundo ponto, diz-nos que coloquemos um cartaz físico, pega-o na porta principal à altura dos olhos e no balcão de recepção; é vital para os vizinhos que passeam Passando o cão. Em terceiro lugar, pelo WhatsApp, melhor fazê-los por difusão no estado no estado, Como mensagem direta aos clientes habituais. Olho, clientes maiores ou sem smartphone não Vão vê-lo para eles programar uma chamada telefônica ou SMS, sabendo que os que pudessem vir. Em quarto lugar, usar o perfil de empresa do Google e colocar o horário especial fechado, Se tu não dará que está aberto e pode te dar problemas. Além disso, dá-nos uma lista de risco para que é fácil nos esquecermos, pois podemos esquecer os tratamentos crônicos ou que têm medicação, clientes que coletam alimento especial ou medicação mensal esses dias, como aviso para que o retirem antes do fim de semana e os pacientes que têm monitorização de animais de estimação que tenham sido operados nessa semana ou tratamento que seja ativo e que possam necessitar de revisão justo na segunda-feira. Isso é bom que tu os avise. Além disso, em segundo lugar, pedimos os textos, então nos vem aqui o cartaz da porta, Como devemos colocar aqui, por exemplo, nos diz urgência, o mesmo telefone de sempre. Ao melhor, queremos editar, queremos mudar. Isto já é o caso de o publicar manualmente, cada um dos casos. WhatsApp: curto e próximo. Diz, avisamos que na semana que vem tomamos um pequeno descanso pela ponte de dezembro. Segunda-feira, 7 e terça-feira 8 Estamos fechados. Bem, não abrimos às 10. Se precisar de comprimidos, penso, verifique qualquer dúvida Antes dos dias de festa, avise-nos quanto antes para nos organizar. Para urgências, Estamos disponíveis no telefone de sempre, a ponte. SMS, pois outro, e no Google Maps, Pelo mesmo. No perfil do Google, para que não haja erros. Então, bem, desta forma, o que tus podem ter é na vossa conta uma coleção de pequenos assistentes que façam uma tarefa que repetís com certa rotina, uma vez por dia ou alguma vez por semana, de forma que Tus não precisam estar lembrando o prompt e não têm que estar voltando a fazer cada vez o mesmo chat. Tus podem usá-lo de forma repetitiva e para que tenha um resultado mais ou menos homogêneo Cada vez. Por último, queria ensinar-vos também no ChatGPT. A grande diferença é que ChatGPT não permite usar esta mesma ferramenta que se chama GPTs personalizados, nas versões gratuitas. Terei de utilizar um plano de pagamento. Aqui estou com uma versão gratuita e nas opções não posso criar meus próprios GPT. Se houvesse um GPT de alguém, sim que o poderíamos, Pode-nos partilhar e tê-lo criado e usá-lo. Mas alguém tem que ter uma conta pagamento. Por isso, se tiverem uma conta de pagamento, que também não é um preço excessivo, que são 24 euros por mês, Abrimos conta com outro utilizador. Código único. Uma vez que estamos dentro, viemos aqui mais e viemos aos GPT. Nos GPT, o que tu pode fazer é criar um GPT e continuo uma fórmula muito parecida. Tu pode dar um Ícone, daríamos o nome, a descrição, as mesmas instruções. Permite-te criar como umas frases que te teriam aqui embaixo como para iniciar as conversas. Neste caso não seria necessário. Poderíamos carregar ficheiros como fizemos nas Gemas. Usar o modelo poderíamos, neste caso, escolha diferentes modelos para cada uma das interações dos GPTs. Poderíamos entrar Neste ponto e o mesmo podemos fazer, que tenha diferentes funcionalidades, que possa procurar em Web ou não, que possa usar o modo de ecrã, que possa gerar imagens ou fazer intérprete de código. Também lhe podemos fazer pequenas ações. Da mesma forma, uma vez que tiver, acredite e utilize igual. Mas é basicamente a mesma fórmula.